Aktuelles bei der Lebenshilfe Schweinfurt

Gemeinsam Aktenberge bezwingen

Zu zweit über 5.000 Akten umstecken, aufbereiten oder einscannen? Das ist selbst für die zwei erfahreneren Registratoren der Zentralregistratur des Landratsamts Würzburg, Roland Brodziak und Daniel Herberich, nicht zu schaffen. Vor allem, weil sie nebenbei noch zahlreiche andere Aufgaben zu bewältigen haben. Trotzdem müssen die Akten letztendlich ausgesondert werden, denn laut Pressemitteilung des Würzburger Landratsamts platzt die Zentralregistratur aus allen Nähten. „In diesem Jahr läuft die Aufbewahrungsfrist von besonders vielen Akten ab“, erklärt Registrator Herberich. „Das heißt, sie werden nun entweder vernichtet oder an das Staatsarchiv Würzburg abgegeben.“

Gemeinsam geht´s schneller: Die Gruppenleiterinnen im Bereich Digitale Archivierung des RAW Schweinfurt, Franziska Pfister (l.) und Sabrina Greß (2. v. l.), holen gemeinsam mit RAW-Mitarbeiter Volker Zirkenbach (r.) die Akten zum Einscannen bei der Zentralregistratur des Landratsamts Würzburg ab. Martin Kuhn (3. v. l.), Leiter der IT-Abteilung des Landratsamts Würzburg, Registrator Daniel Herberich (4. v. l) und Vanessa Langer, Abteilung IT (2. v. r.), packen kräftig mit an. (Foto: Hannah Beyer )

Gemeinsam geht´s schneller: Die Gruppenleiterinnen im Bereich Digitale Archivierung des RAW Schweinfurt, Franziska Pfister (l.) und Sabrina Greß (2. v. l.), holen gemeinsam mit RAW-Mitarbeiter Volker Zirkenbach (r.) die Akten zum Einscannen bei der Zentralregistratur des Landratsamts Würzburg ab. Martin Kuhn (3. v. l.), Leiter der IT-Abteilung des Landratsamts Würzburg, Registrator Daniel Herberich (4. v. l) und Vanessa Langer, Abteilung IT (2. v. r.), packen kräftig mit an. (Foto: Hannah Beyer)

Daniel Herberich (2. v. r.) und Vanessa Langer (r.) vom Landratsamt Würzburg übergeben feierlich die erste Akte zur Aussonderung an Stefanie Löhner (2. v. l.), Leiterin der Bentheim Werkstatt, und Lagerlogistiker der Bentheim Werkstatt, Axel Steinmetz (l.). (Foto: Hannah Beyer)

Daniel Herberich (2. v. r.) und Vanessa Langer (r.) vom Landratsamt Würzburg übergeben feierlich die erste Akte zur Aussonderung an Stefanie Löhner (2. v. l.), Leiterin der Bentheim Werkstatt, und Lagerlogistiker der Bentheim Werkstatt, Axel Steinmetz (l.). (Foto: Hannah Beyer)

RAW Schweinfurt und Bentheim Werkstatt Würzburg unterstützen Zentralregistratur des Landratsamts Würzburg

 

Zu zweit über 5.000 Akten umstecken, aufbereiten oder einscannen? Das ist selbst für die zwei erfahreneren Registratoren der Zentralregistratur des Landratsamts Würzburg, Roland Brodziak und Daniel Herberich, nicht zu schaffen. Vor allem, weil sie nebenbei noch zahlreiche andere Aufgaben zu bewältigen haben. Trotzdem müssen die Akten letztendlich ausgesondert werden, denn laut Pressemitteilung des Würzburger Landratsamts platzt die Zentralregistratur aus allen Nähten. „In diesem Jahr läuft die Aufbewahrungsfrist von besonders vielen Akten ab“, erklärt Registrator Herberich. „Das heißt, sie werden nun entweder vernichtet oder an das Staatsarchiv Würzburg abgegeben.“


Der Fachbereich Information und Kommunikation und Zentrale Dienste (IT) hat deshalb zur Unterstützung der Zentralregistratur gemeinsam mit dem Staatsarchiv Würzburg eine kurzfristige Lösung erarbeitet: In Kooperation mit der Bentheim Werkstatt des Blindeninstituts Würzburg und dem zur Lebenshilfe Schweinfurt gehörenden Reha- und Arbeitswerk (RAW) Schweinfurt sollen ab Juli alle 4.000 Aktenordner für das Staatsarchiv aufbereitet und für eine längere Aufbewahrung teilweise digitalisiert werden. Allein für die Mitarbeiter der Bentheim Werkstatt, in der Menschen mit Sehbehinderung oder Blindheit beschäftigt sind, sind dies rund 40.000 Einzelvorgänge, die aufzubereiten sind. „Von jeder Akte müssen die Heftklammern entfernt werden, dann werden sie auf eine andere Klammer aus Plastik aufgesteckt und mit Karton von beiden Seiten umschlossen“, erklärt Herberich den Arbeitsprozess der Aktenaufbereitung.

 

Alle Akten wiederum mit einer besonders langen Aufbewahrungsfrist sollen zudem im Zuge der Digitalisierung eingescannt werden. Das betrifft zum Beispiel Unterlagen von Kindergärten oder Dokumente zum Asylrecht. Damit werde nicht nur dringend benötigter Platz geschaffen, sondern laut Pressemitteilung auch die Grundlage für eine elektronische, papierarme Aktenführung. Mit dem Reha- und Arbeitswerk (RAW) der Lebenshilfe Schweinfurt, in dem rund 120 Menschen mit psychischen Beeinträchtigungen beschäftigt sind, hat das Zentralarchiv des Landratsamts Würzburg einen kompetenten Ansprechpartner gefunden. In der Abteilung Digitale Archivierung des RAW Schweinfurt werden in den nächsten Monaten rund 500 Akten eingescannt, digitalisiert und danach an das Staatsarchiv Würzburg gegeben.  

 

Dass diesem Prozess aber auch noch einiges an Vorarbeit vorausgegangen ist, betont Martin Kuhn, Leiter der IT am Landratsamt Würzburg: „Ich freue mich, dass mein Team durch die Kooperationen mit der Bentheim Werkstatt und der Lebenshilfe Schweinfurt die Unterstützung bekommt, die es dringend braucht. Sie haben sehr viel Mühe und Engagement in die Vorbereitung dieses Projekts gesteckt.“ Es handle sich schließlich um ein Sonderprojekt, das die Mitarbeiter zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit erledigen müssten. Das Projekt mit den beiden sozialen Einrichtungen sei laut Pressemitteilung von zunächst für ein Jahr geplant. „Wir würden uns natürlich über eine Verlängerung freuen. Denn mit der Kooperation werden wir ja nicht nur massiv entlastet, sondern unterstützen eben auch soziale Einrichtungen“, freut sich Vanessa Langer, die in der IT für den Bereich e-Government zuständig ist.

 

Dieser Text basiert auf einer Pressemitteilung des Landratsamts Würzburg von Hannah Beyer.